Proces podwyższenia kapitału zakładowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością poprzez utworzenie nowych udziałów i ich objęcie przez inną spółkę kapitałową może spotkać się z niepowodzeniem jeżeli wcześniej nie zostanie do tej procedury dostosowany skład zarządu obydwu spółek.
Jako przykład możemy wyobrazić sobie, dosyć powszechną, sytuację w grupie kapitałowej. Udziałowcami X sp. z o. o. są Y sp. z o. o. oraz Z sp. z o. o. Od niedawna jedynym członkiem zarządu spółki X jest Jan Kowalski, który sprawuje również funkcję jedynego członka zarządu w spółkach Y i Z.
W pewnym momencie właściciele grupy kapitałowej decydują o podwyższeniu kapitału zakładowego w spółce Z poprzez utworzenie nowych udziałów i ich objęcie przez dotychczasowych udziałowców. Wszystko odbywa się według utartej procedury – następuje zmiana umowy spółki, składane są oświadczenia objęciu udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym. Następnie zostają wniesione wkłady na pokrycie kapitału zakładowego, a zarząd składa w sądzie rejestrowym całą wymaganą dokumentację. Niestety, po jakimś czasie pojawia się informacja z Sądu o odmowie dokonania wpisu ze względu na istnienie stosunku zależności pomiędzy spółką X, a je udziałowcami, o którym mowa w art. 200 § 1 w zw. z art. 4 § 1 pkt 4 lit. d kodeksu spółek handlowych.
Zgodnie z treścią art. 200 § 1 k. s. h:
Spółka nie może obejmować lub nabywać ani przyjmować w zastaw własnych udziałów. Zakaz ten dotyczy również obejmowania lub nabywania udziałów bądź przyjmowania ich w zastaw przez spółkę albo spółdzielnię zależną. Wyjątek stanowi nabycie w drodze egzekucji na zaspokojenie roszczeń spółki, których nie można zaspokoić z innego majątku wspólnika, nabycie w celu umorzenia udziałów oraz nabycie albo objęcie udziałów w innych przypadkach przewidzianych w ustawie.
Natomiast art. 4 § 1 pkt 4 lit. d k. s. h. wprowadza definicję spółki dominującej gdzie członkowie jej zarządu stanowią więcej niż połowę członków zarządu innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej).
Odnosząc powyższe przepisy do opisanej sytuacji nasuwa się pytanie czy, któraś ze spółek (X, Y, Z) jest spółką zależną albo dominującą. Otóż spółki te są względem siebie zależno-dominujące (biorąc pod uwagę aspekt członków zarządu). Członek zarządu spółki X stanowi 100% (czyli więcej niż połowę wskazaną w art. 4 § 1 pkt 4 lit. d k. s. h.) zarządu w spółkach Z i Y i na odwrót. Mimo trudności w jednoznacznym wskazaniu, która spółka jest w takiej sytuacji dominująca, a która zależna to tak czy inaczej zostały spełnione przesłanki wskazane w art. 4 § 1 pkt 4 lit. d k. s. h.
Tym samym sąd musiał odmówić rejestracji podwyższenia kapitału zakładowego. Aby uniknąć takiej sytuacji, przed przystąpieniem do podwyższenia kapitału zakładowego spółka powinna dokonać zmian z składzie zarządu spółki X. Przykładowo:
• Na dzień 10 stycznia Jan Kowalski jest jednym członkiem zarządu w spółce X.
• W dniu 11 stycznia odbywa się nadzwyczajne zgromadzenie wspólników spółki X gdzie zostają
podjęte uchwały o odwołaniu Jana Kowalskiego i powołaniu na jego miejsce Marka Nowaka (uchwała
ta jest skuteczna z chwilą jej podjęcia).
• W dniu 12 stycznia odbywa się kolejne nadzwyczajne zgromadzenie wspólników spółki X, na którym
podejmowana jest uchwała o zmianie umowy spółki i podwyższeniu kapitału zakładowego poprzez
utworzenie nowych udziałów, a nadto składane są oświadczenia o objęciu udziałów w podwyższonym
kapitale zakładowym.
W takiej sytuacji jedyny członek zarządu spółki X nie zasiada w zarządzie spółek Z i Y, co powoduje, że sąd nie będzie miał podstaw do odmowy rejestracji z powodu istnienia stosunku zależności.
Jeżeli udziałowcom zależy na tym aby Jan Kowalski pełnił później funkcję członka zarządu spółki X to może powrócić na to stanowisko po przeprowadzeniu całej procedury, a jeszcze przed jej zarejestrowaniem przez Sąd. Ważne aby nie był członkiem zarządu spółki X w dniu składania oświadczenia o objęciu udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym.
